Case Study

Software-Bots – Smarte Assistenten für die Wertschöpfung

Ein Maschinenbauunternehmen gestaltet mit Robot Process Automation seine Prozesslandschaft neu

In seinen Fertigungsprozessen hat ein Hersteller von Maschinenanlagen und Sondermaschinen bereits ein hohes Automatisierungsniveau erreicht. Nun nimmt das Unternehmen weitere, abteilungsübergreifende Ziele für die Prozessautomatisierung ins Visier. Gemeinsam mit ROI-EFESO definiert es Einsatzfelder im Bereich Operations, in denen Robot Process Automation (RPA)-Tools für Zeiteinsparungen und Entlastungen der Mitarbeiter sorgen sollen. Den Praxistest besteht die Software schon in der ersten Projektphase: Nach nur drei Monaten erledigen RPA bereits 14 Prozesse in acht Geschäftsbereichen des Unternehmens wie F&E, HR, Controlling oder dem Qualitätsmanagement.

Herausforderung

Ein Maschinenbauunternehmen gestaltet seine Prozesslandschaft neu. Gemeinsam mit ROI-EFESO definiert es Einsatzfelder in acht Abteilungen, in denen Robot Process Automation (RPA)-Tools für Zeiteinsparungen und Entlastungen der Mitarbeiter sorgen sollen.

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ROI Lösungsansatz

Nach einer abteilungsübergreifenden Kick-Off-Veranstaltung brachte ROI-EFESO Software-Bots per Detailaufnahme, Entwicklung und Test in allen involvierten Abteilungen des Unternehmens zum Einsatz. In der Testphase liefen der bisherige, „echte“ sowie der automatisierte Prozess nach dem Prinzip „Tandem“ parallel ab.

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Lessons learned

Einfache Prozesse identifizieren, in denen die größte Hebelwirkung für Einsparungen liegt. Software-Bots werden 24/7 bezahlt – und sollten entsprechend ausgelastet sein. Zudem ist eine realistische Erwartungshaltung der Mitarbeiter in Hinblick auf die Fähigkeiten der Technologie wichtig.

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Erfolgsmodell von ROI

Bedarfsgerechte Entwicklung und Umsetzung von RPA mit einer Kombination aus Technologie- und Methoden-Expertise. Der ROI von Software-Bots wird nicht nur für einen oder zwei Piloten berechnet, sondern auch für die Summe aller Anwendungsfälle.

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Nach nur drei Monaten erledigen RPA bereits 14 Prozesse in acht Abteilungen.

Ressourcen für Wertschöpfung zurückgewinnen

Bei „Robotic Process Automation“ übernehmen Softwareroboter Arbeitsaufgaben, die sehr repetitiv, zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Typische Beispiele sind Dateneingaben beim Stammdatenmanagement, die Aktualisierung von Excel-Listen im Controlling oder die Zeitterfassung im Personalwesen. „Desktop-Automatisierung“ vereinfacht zwar seit bereits 25 Jahren IT-Prozesse, aber erst im Kontext der Digitalisierung und Industrie 4.0 erobert RPA ein breites Aufgabenspektrum im Operations-Bereich. 

RPA sind hier als Assistenten gefragt, die für Entlastung bei einfachen, aber zeitaufwändigen Arbeitsprozessen sorgen und außerdem beim Komplexitätsmanagement unterstützen. In diesem Projekt lautete eine Zielsetzung, die Buchhaltungen aus fünf Standorten am Hauptsitz des Unternehmens zu zentralisieren, ohne dafür zusätzliche Mitarbeiter zu engagieren. Stattdessen sollten Bots Aufgaben wie die Rechnungstellung, das Mahnwesen oder die Aufbereitung von Daten aus unterschiedlichen Quellen für das Berichtswesen übernehmen – und zwar vom ersten Tag der Umstellung an. Strikter Fokus bei der Auswahl waren regelmäßige Tätigkeiten, die einerseits so spezialisiert sind, dass sich ihre Automatisierung in Systemen wie SAP nicht lohnt, die aber andererseits in Summe erhebliche zeitliche Ressourcen binden. 

Die zweite Zielsetzung und besondere Herausforderung des Projektes bestand darin, den Wechsel von manuellen auf RPA-gesteuerte Arbeitsprozesse anschließend in nur wenigen Monaten auch auf den Operationsbereich, F&E, die Produktion sowie die Logistik auszuweiten. Die wesentlichen Fragestellungen lauteten hierbei: Wo ist die klassische Prozessoptimierung am Limit? Welche einfachen, „lästigen“ Arbeitsabläufe lassen sich automatisieren, so dass die Mitarbeiter Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zurückgewinnen? Und – last but not least – welche RPA-Tools sind so intuitiv gestaltet, dass sie sich auch ohne tiefes IT-Know-how einführen, pflegen und weiterentwickeln lassen? Gemeinsam mit ROI-EFESO implementierte das Unternehmen schnell die geeigneten Bots. Nur zwei Wochen nach Projektstart sorgte der erste Bot bereits für Einsparungen von einer halben Stunde pro Tag bei einer bis dato manuellen Bestandskorrektur von Fehlmengen im SAP.

Nach zwei Wochen sorgte der erste Bot für Einsparungen.

Tandem aus Testen und Anwenden

Der Kick-off des Projekts erfolgte mit einer Infoveranstaltung, bei der alle involvierten Mitarbeiter des Unternehmens die Funktionsweise und die Einsatzmöglichkeiten von RPA kennenlernten. Hierbei erläuterte ROI-EFESO auch die Grenzen der Technologie sehr klar – schließlich sollten die beteiligten Funktionsbereiche ein realistisches Bild vom Aufwand der RPA-Einführung zu dessen Nutzen entwickeln können. Zusätzlich vermittelte der Kick-off, dass RPA die Arbeit erleichtern, indem sie lästige Tätigkeiten, aber keine wertschaffenden Aufgaben übernehmen. 

Nach dieser Auftaktveranstaltung sammelte das Projektteam Ideen bzw. Vorschläge zu Arbeitsprozessen, die nach Ansicht der Mitarbeiter RPA-Tools übernehmen könnten. In den folgenden Tagen wählte es aus über 40 Ideen in Einzelgesprächen 14 geeignete Prozesse aus. Zu jedem einzelnen erfolgte dann eine genaue Analyse, u.a. mit Video-Auswertungen der Arbeitsschritte oder einer detaillierten Dokumentation der Klicks / Aktionen in den Eingabemasken des IT-Systems. 

Aus rund 40 Ideen ergaben sich 14 automatisierbare Prozesse.

Potenzialanalyse und Softwareauswahl

Anhand dieser Erkenntnisse erstellte das Projektteam ein Automatisierungskonzept für alle involvierten Bereiche, in dem es die attraktivsten Prozesse nach einer Potenzialanalyse (Pareto-Prinzip) priorisierte. Die Auswahl der zu den Anforderungen des Unternehmens passenden RPA-Software nahm wenig Zeit in Anspruch. Denn aktuell dominieren wenige führende Anbieter den RPA-Markt, mit deren Lösungsspektrum die Consultants von ROI-EFESO detailliert vertraut sind. Auswahl der Software & Vergabe der Berechtigungen waren bereitsinnerhalb zwei Wochen in Abstimmung mit der IT-Abteilung abgeschlossen – direkt danach ging es in die Umsetzung bei den identifizierten Prozessen. 

Tandem-Prinzip als Erfolgsfaktor der Umsetzung

Das Projektteam brachte nun – Abteilung für Abteilung, Prozess für Prozess – die RPA in den Alltag, stets über die Stationen Detailaufnahme, Entwicklung, Test. In der Testphase liefen der bisherige, „echte“ Prozess sowie der automatisierte Prozess nach dem Prinzip „Tandem“ parallel ab. So konnten Fehler behoben oder Probleme gelöst werden, ohne dass es zu Verzögerungen im Tagesgeschäft kam. Einmal übergeben, lief schließlich jeder Arbeitsprozess über die RPA und entlastete die Mitarbeiter direkt.

Innerhalb einer Woche waren Auswahl und Einkauf der RPA-Software abgeschlossen.

Key-User sorgen für Weiterentwicklung

Allerdings sind RPA keine „Selbstläufer“ in dem Sinne, dass sie sich automatisch an zukünftige Veränderungen im Prozess anpassen – diese Kontrolle bzw. Pflege müssen die Mitarbeiter übernehmen. Daher schulte das Projektteam sog. „Key-User“ für den Umgang mit RPA, so dass diese kleinere Anpassungen selbst vornehmen können. Etwa, wenn sich Passwörter ändern oder die Vorgaben in Excel-Dateien, mit denen RPA arbeiten. Zudem erwies sich in anderen Projekten die Funktion eines „Head of RPA-Excellence“ als wertvoll. Als interne RPA-Prozessberater sind diese permanent vor Ort, unterstützen bei Problemen, automatisieren weitere Prozesse und sorgen so für kontinuierliche Verbesserung. 

„Head of RPA-Excellence“ sorgt für kontinuierliche Verbesserung.

RPA Use Case: Qualitätsmanagement

Einen erheblichen Effekt erzielte RPA u.a. in der Qualitätskontrolle, konkret bei der Kontrolle sowie der Reklamation mangelhafter Ware. Das Unternehmen prüfte bis dato die Wareneingänge von seinen Lieferanten stichpunktartig und stellte mangelhafte Ware in Rechnung. Allerdings erwies sich der manuelle Aufwand einer Reklamation bei vielen Mängeln als zu hoch im Verhältnis zum Warenwert. Die Reklamation übernimmt nun eine RPA – mit dem Resultat, dass die Auswahlgrenze für reklamierte Güter von einem Warenwert von 50 EUR auf 15 EUR sank. 

RPA Use Case: Controlling

Das Controlling des Unternehmens validierte und konsoldierte monatlich die Berichte von 20 Tochtergesellschaften. Traten hierbei Fehler bzw. Inkompatibilitäten auf, wurden diese nach bestimmten Logiken überprüft. Diese Logiken in das vorhandene IT-System zu übertragen, hätte eine sechsstellige Summe gekostet. Nun nutzt das Unternehmen dazu einen Software-Bot, der die exportierten Berichte im IT-System prüft – für eine knapp fünfstellige Investion. 

If you hate it – automate it!

Im Projekt erwiesen sich drei Erfahrungen als besonders wertvoll für die Durchführung von RPA-Projekten: 

„Prozesse in der Mitte“ identifizieren

Die Maxime „If you hate it – automate it!“ ist ein guter Ausgangspunkt für RPA-Projekte. Allerdings sollte man RPA aber nicht als Allheilmittel betrachten. Wichtig ist, zuerst den Einsatzzweck richtig einzuordnen: Ist die vorgesehene Aufgabe (sehr) komplex? Dann könnte ein RPA-Einsatz zu teuer und die Lösung mit einem spezialisierten System besser geeignet sein. Gibt es Anwendungsfälle, die so simpel sind, dass sich der Programmieraufwand für eine Systemanpassung nicht lohnt – aber eine Automatisierung? Genau für diese Prozesse in der Mitte sind Softwarebots gedacht, hier liegt in Summe die größte Hebelwirkung für Einsparungen. 

Software-Bots 24/7 auslasten

Das Lizenzmodell der meisten RPA-Anbieter ist so gestaltet, dass ein Software-Bot an jedem Werk- und Feiertag rund um die Uhr zur Verfügung steht. Bezahlt wird, wie bei Mitarbeitern, pro Bot. Ist der Bot nicht mit Aufgaben ausgelastet, wird die Rechnung dennoch fällig. Daher sollte man kontinuierlich nach weiteren Prozessen suchen, die er übernehmen kann.

Hier sind die Key-User sowie die Funktion des „Head of RPA-Excellence“ gefordert. 

Erwartungsmanagenement betreiben

Bei RPA handelt es sich nicht um „fertige“ Software, die nach Kauf alle Erweiterungen selbstständig erledigt. Ändert sich der Prozess, den der Software-Bot übernommen hat, muss diese Änderung vom Mitarbeiter oder Key-User angepasst werden. Das sollte bei RPA-Projekten klar kommuniziert werden, um eine realistische Erwartungshaltung an die Einsatzmöglichkeiten der Bots zu erreichen. 
 

In simplen Prozessen liegt die größte Hebelwirkung für Einsparungen.

Kombination aus Technologie- und Methoden-Expertise

Bei allen RPA-Projekten legt das Team von ROI-EFESO viel Wert auf ein Gleichgewicht zwischen der Beratung beim Thema Prozessgestaltung und der technologischen Umsetzung. Hierbei spielen sowohl die Expertise bei der Technologieauswahl für den Bedarfsfall als auch die methodische Erfahrung beim Vorgehen wichtige Rollen, also u.a. bei Stationen wie einem initialen Workshop, Kickoffs, Sprints, Nachhalten oder der Beobachtung, wie sich diese Prozesse sinnvoll weiterführen lassen. 

Zudem berechnet das Team den ROI von Software-Bots nicht nur für einen oder zwei Piloten, sondern bei Bedarf auch für die Summe aller Anwendungsfälle. In RPA-Projekten betrachtet es über die FTE-Einsparungen hinaus auch andere potenzielle Vorteile wie Geschwindigkeit, Qualität, vermiedene Fehler oder die Kundenzufriedenheit. 

Kompetenz in Sachen RPA-Technologie? Für Projekterfolge sind weitere Leistungen erforderlich.

Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor der RPA-Projekte von ROI-EFESO ist die parallele Steuerung des bisherigen, manuellen neben dem neuen, automatisierten Prozess. Nur so ist ein Vergleich möglich, ob die angestrebten Ergebnisse erreichbar sind. Zugleich werden als „anlaufende Unterstützung“ Sonderfälle und Fehlerquellen sichtbar, die in der Prozessaufnahme noch nicht präsent waren. Mit diesen Anlaufunterstützungen für jeden Prozess dauert die RPA-Einführung zwar etwas länger – der übergebene Bot funktioniert dann allerdings auch verlässlicher als bei einer zu schnellen Implementierung. Fehler, die im Nachinein behoben werden müssen, kosten erfahrungsgemäß deutlich mehr Zeit und Geld.