Interview
„Wo klassische IT an Grenzen stößt, setzen wir auf digitale Roboter und KI-Agenten.“
Experte: André Nowak | 20.03.2025 | Teilen auf in
Julian von Payr, Partner und verantwortlicher für KI bei Exelentic in Düsseldorf, hilft Unternehmen, manuelle Prozesse zu automatisieren, und so Ressourcen für Wachstum freizusetzen.
Herr von Payr, mit Technologien wie Process Mining und Künstlicher Intelligenz optimieren Sie Geschäftsprozesse. Wo liegen dabei Ihre Schwerpunkte, und wie gehen Sie vor?
Julian von Payr: Mit unseren Lösungen entlasten wir Mitarbeitende und beschleunigen Prozesse, die bislang manuell ausgeführt wurden. Wir optimieren entlang der gesamten Wertschöpfungskette und beziehen auch Funktionsbereiche wie das Qualitätsmanagement mit ein, bis hin zum Produktionsprozess. Wir automatisieren immer dort, wo Datenflüsse stocken, ohne die bestehenden Systeme zu ersetzen. Für uns spielt es keine Rolle, ob es sich um ein modernes SAP-System oder ein Warenwirtschaftssystem aus den 80er Jahren handelt. Sofern eine Aufgabe einer gewissen Logik folgt, können wir sie automatisieren. Technologisch setzen wir dazu insbesondere auf digitale Roboter und KI-Agenten. Damit können wir Prozesse auch dort verbessern, wo Schnittstellen fehlen oder klassische IT-Lösungen an ihre Grenzen stoßen. Das ist für uns ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal.
Gestartet sind wir 2018 mit klassischer Prozessautomatisierung. Darauf aufbauend haben wir in den letzten vier Jahren KI als zweiten Schwerpunkt entwickelt. Die beiden Themen greifen bei uns nahtlos ineinander. Wir arbeiten eng mit Softwareherstellern zusammen, so zum Beispiel mit unserem Partner Druid AI, einem führenden europäischen Anbieter von KI-Plattformen. Unser Kundenspektrum ist sehr breit. Im produzierenden Gewerbe reicht es von Winzern und Medizintechnikherstellern über mittelständische Automobilzulieferer bis hin DAX-Konzernen. Einen weiteren Branchenfokus haben wir im Bereich Banken, Behörden und Versicherungen.
Bitte erläutern Sie uns mit Beispielen, wie Sie digitale Roboter und KI-Agenten einsetzen.
JvP: Die Software-Roboter platzieren wir auf Servern beim Mandanten oder in der Cloud. Sie übernehmen repetitive Aufgaben und verarbeiten Informationen, ähnlich wie ein Sachbearbeiter. Beispielsweise können sie bestimmte Rechnungsdaten in verschiedene bestehende Systeme wie SAP-Module und selbstentwickelte Fachanwendungen übertragen. Für eine Behörde mit über 20.000 Mitarbeitenden haben wir so das Management der Krankmeldungen automatisiert. Der Krankenstand wurde täglich manuell nachgehalten, was einen immensen Aufwand verursachte. Diese Aufgabe übernimmt nun größtenteils ein digitaler Roboter. Ein anderes Beispiel ist die Bearbeitung von Formularen in der öffentlichen Verwaltung. Indem solche Prozesse automatisiert ausgeführt werden, müssen Bürger nicht mehr wochenlang auf eine Antwort warten, sondern nur noch wenige Tage oder gar Stunden. Ein Vorteil unserer Lösungen ist, dass wir Prozesse nicht vollständig automatisieren müssen. Bereits eine Teilautomatisierung wie in den genannten Beispielen kann zu einer erheblichen Entlastung führen.
KI-Agenten dagegen eignen sich hervorragend für die Beschaffung und Aufbereitung von Informationen. Wir sprechen nicht von standardisierten KI-Tools, die fest in eine bestimmte Software integriert sind. Es geht um Agenten, die unternehmensweit und in verschiedenen Systemen agieren, über Standorte und Tochterfirmen hinweg. Einer unserer Kunden zum Beispiel hat durch Zukäufe mittlerweile 18.000 Mitarbeitende und 36 verschiedene CRM-Systeme im Einsatz. Ein sinnvoller Austausch zwischen den Systemen war nicht mehr möglich. Bei solchen Problemen kommen KI-Agenten ins Spiel. Sie können grundsätzlich an jede Software andocken. Mit speziell trainierten Agenten und Automatisierungslösungen, die der KI zuarbeiten, konnten wir die systemübergreifende Kommunikation und Transparenz herstellen.
Eingespielte Prozesse mit High-Tech zu automatisieren, birgt für Entscheider auch Risiken und Unsicherheiten. Beobachten Sie Hemmschwellen, und wie lassen sich diese überwinden?
JvP: Viele Unternehmen haben das Thema „Automatisierung mit KI“ auf dem Schirm, doch nur wenige setzen es konsequent um. Häufig wird dies mit der rasanten technologischen Entwicklung begründet. Entscheider denken, sie könnten kommende Innovationen abwarten, und verschieben die Erneuerung ihrer Systeme in die Zukunft. Doch das ist ein Irrglaube. Denn durch Bürokratieaufwand und Personalmangel steigen die Herausforderungen. Diejenigen, die Probleme realistisch und proaktiv angehen, profitieren davon.
Damit die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen, betrachten wir bei unseren Projekten immer den Business Case. Wir wissen zum Beispiel, was ein Projekt kostet, und wie viele Arbeitsstunden andererseits dadurch eingespart werden. So erzielen unsere Kunden typischerweise einen unterjährigen ROI. Darüber hinaus gibt es auch indirekte Effekte: Manuelle Prozesse hemmen häufig das Wachstum. Durch Automatisierung werden Kapazitäten freigesetzt, um beispielsweise neue Aufträge anzunehmen.
Auch im Arbeitsmarkt sind moderne Prozesse ein Wettbewerbsfaktor. Wenn jemand stundenlang Daten eingeben muss und gar nicht zu seiner eigentlichen Aufgabe kommt, ist das frustrierend. Da helfen auch kein Obstkorb und kein ergonomischer Stuhl. Diese Erkenntnisse setzen sich in den Unternehmen immer mehr durch.
Bitte geben Sie uns einen kurzen Ausblick auf Ihren Vortrag beim INDUSTRIAL FUTURE DAY 2025. Worauf dürfen sich die Teilnehmer freuen?
JvP: Den Vortrag gestalten wir als interaktiven Workshop. Die Teilnehmenden werden unsere KI-Agenten und Automatisierungslösungen live im Einsatz erleben und selbst bedienen. Ein KI-Agent wird auch unser Hauptredner sein. Das Publikum darf ihn vorbehaltlos testen, mit ihm interagieren und ihm neue Aufgaben stellen. So entsteht ein sehr praxisnaher Einblick in die Möglichkeiten moderner Prozessautomatisierung.
