KI-Consultant sorgt für 100 % Prozess-Power
Mit einem KI-gestützten Delivery-Modell von EFESO professionalisiert ein Hersteller von Batterien seine Entwicklungsprozesse.
Ein weltweit etablierter Batteriehersteller will einen komplexen F&E-Freigabeprozess schneller, transparenter und skalierbarer gestalten. EFESO stellt ein Team aus erfahrenen Prozessexperten sowie einem „KI-Consultant“ zusammen, der Interviews analysiert, Prozessmodelle erstellt und Potenziale sichtbar macht. Gemeinsam werden sechs validierte Zielprozesse erstellt, über 40 Maßnahmen priorisiert und ein realisierbares Effizienzpotenzial von ca. 30 % identifiziert.
Herausforderung
Ein komplexer F&E-Freigabeprozess verursachte Ineffizienzen. Fragmentierte Daten, unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Transparenz bremsten die Zusammenarbeit. Gefragt war eine schnelle, skalierbare Lösung.
MEHREFESO Erfolgsmodell
Klarer Weg von der Analyse zur Umsetzung: EFESO überführt mehr als 40 Maßnahmen in eine priorisierte Implementierungslogik und verknüpft sie mit klaren Leistungszielen.
MEHRKomplexität drosselt Energiefluss
„Energie für unzählige Alltagsmomente“ ist das Kerngeschäft dieses EFESO-Kunden. Ob in der Taschenlampe beim Stromausfall, im Spielzeug, das zum Leben erwacht, oder im Messgerät, das autark funktionieren muss: mit seinen Batterien ist der traditionsreiche Konzern in mehr als 100 Märkten präsent. Dort einen hohen Leistungsanspruch zu erfüllen und auf neue Stufen zu bringen, ist ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Kontinuierliche Verbesserung hat einen hohen Stellenwert, was sich sowohl in der hohen Qualität der Produkte als auch in mustergültigen Operations-Prozessen widerspiegelt.
In diesem Fall lieferte der Entscheidungs-/ Freigabeprozess in einem Teilbereich von F&E (Forschung & Entwicklung) dem Management einen wertvollen Ansatzpunkt, um die Effizienz der Teamarbeit auf ein neues Leistungsniveau zu bringen. Technologisch und operativ war das Unternehmen in diesem Bereich bereits sehr gut aufgestellt. Dennoch verursachten manuelle Arbeitsschritte, Medienbrüche und heterogene Systeme einen hohen Koordinationsaufwand. Das schlug sich in diesen Punkten konkret nieder:
- Komplexität als Effizienzkiller: Der F&E-Bereich umfasste acht End-to-End-Prozesse mit ca. 200 Aktivitäten, 16 beteiligten Funktionen, zehn IT-Systemen und 41 dokumentierten Entscheidungspunkten. Die Abläufe erstreckten sich von der Erfassung und Qualifizierung einer Anfrage über die Planung und Durchführung von Versuchen oder Änderungen bis zur Validierung, Freigabe und Überführung in Standards. Vier Standorte waren in die Validierung des Ist-Prozesses eingebunden – entsprechend groß war die Zahl der Schnittstellen, Übergaben und Abstimmungen.
- Intransparenz als Zeitfresser: Informationen verteilten sich auf verschiedene Systeme, Dateien und Dokumente; Versuchsparameter, Prüfkriterien und Ergebnisse mussten mehrfach manuell übertragen oder neu angelegt werden. Gleichzeitig fehlte eine durchgängige Nachverfolgbarkeit von Mustern, Testaufträgen, Lieferungen und Resultaten. Auch Rollen und Verantwortlichkeiten waren nicht durchgehend trennscharf geregelt: Freigebende prüften vollständige Unterlagen ohne klar abgegrenzten fachlichen Prüfumfang, während Fristen, Vertretungen und Eskalationswege nicht immer zuverlässig griffen.
Der Startpunkt für das Consulting-Projekt war damit klar gesetzt: Ein hochkomplexer Prozess musste transparenter, schneller und einfacher steuerbar werden. Allerdings kam ein klassischer Process-Mapping-Ansatz für das Management des Batterieherstellers nicht als Lösungsweg infrage – es wollte schnell Ergebnisse und Erfolge sehen.
Daher suchte es einen externen Beratungspartner, der sowohl in der Analyse als auch in der Befähigung der Mitarbeitenden zur Optimierung seine Expertise einbringen sollte. Ausschlaggebend für die Entscheidung für EFESO war in diesem Fall nicht die Branchenerfahrung der Consultants in vergleichbaren Projekten. Sondern die einzigartige Idee, das Projektteam mit einem „KI-Consultant“ zu verstärken, der vom ersten Tag an Ergebnisse liefert.
KI-Power steigert Effizienz
EFESO stellte das Projektteam als integriertes Tandem aus Prozessexperten und einem „KI-Consultant“ auf, dem „Process Navigator“. Dabei folgte es dem Prinzip „Unify, Simplify, Automate“, also Prozesse zu vereinheitlichen, vereinfachen und anschließend gezielt zu automatisieren. Die von EFESO entwickelte KI-Anwendung übernahm mehrere Aufgaben: Sie analysierte Workshop- und Interview-Transkripte, strukturierte die Aussagen und übersetzte sie in nachvollziehbare Prozessmodelle nach BPMN (Business Process Model and Notation). Das Projektteam führte die Gespräche, ordnete die Ergebnisse fachlich ein und validierte jeden Prozessschritt gemeinsam mit den Experten auf Unternehmensseite. So entstand in kurzer Zeit ein konsistentes Bild der acht End-to-End-Prozesse – mit Aktivitäten, Entscheidungen, Rollen, Systemen und Übergaben.
Vom Gespräch zum validierten Zielprozess
Nach dem Prinzip „Human-led, AI-enabled“ verband EFESO die Prozesskompetenz des Teams mit der Geschwindigkeit und Skalierbarkeit des Process Navigator. Dabei löste das Projektteam vor allem diese Aufgabenstellungen:
- Prozesse aufnehmen und modellieren: Das Projektteam erfasste die Abläufe in interaktiven Workshops und Remote-Interviews. Die Process Navigator EFESO AI wertete die Transkripte aus und erzeugte daraus erste BPMN-Modelle. Gemeinsam dokumentierten Mensch und KI die oben genannten Komplexitätstreiber.
- Ist-Prozesse validieren und Verbesserungspotenziale ableiten: Die Consultants prüften die KI-Modelle mit den Prozessverantwortlichen aus den Fertigungsstandorten, klärten offene Punkte und schärften Rollen, Systeme und Übergaben. Auf dieser belastbaren Basis identifizierte das Projektteam konkrete Maßnahmen und überführte sie in neu gestaltete Prozessschritte.
- Zielprozesse gestalten und die Methode verankern: Das Projektteam entwickelte sechs Zielprozesse und integrierte Daten, Automatisierung sowie klare Verantwortlichkeiten. Eine risikobasierte, auf Ausnahmen fokussierte Logik vereinfachte den Ablauf. Parallel befähigte EFESO das F&E-Team, mit der BPMN-Methode sowie dem Process Navigator künftig eigenständig weitere Prozesse zu verbessern.
Somit lieferte der „KI-Consultant“ von EFESO nicht nur schneller belastbare Prozessmodelle. Als fester Consulting-Kollege entlastete er das Team von aufwendiger Dokumentation, machte Erkenntnisse unmittelbar nutzbar und entwickelte zusammen mit den Consultants eine wiederholbare Methode, die genau dem Bedarf des Unternehmens in diesem Bereich entspricht – vom Transkript über den validierten Prozess bis zum umsetzbaren Zielbild. Zudem kann die KI-Lösung über das Projekt hinaus im Unternehmen weiter trainiert werden und in vielen weiteren indirekten Bereichen Prozesse optimieren. Der „KI-Consultant“ aus dem EFESO Team entwickelt sich also zum „KI Kollegen“ im Kundenteam weiter.
Der „KI-Consultant“ aus dem EFESO Team entwickelt sich zum „KI Kollegen“ im Kundenteam weiter.
Automatisierung beschleunigt Skalierung
In der geschilderten Projektphase erwiesen sich diese Erfahrungswerte als erfolgskritisch:
Denke Prozesse konsequent „End-to-End“!
Betrachte nicht einzelne Arbeitsschritte, sondern den gesamten Ablauf mitsamt Rollen, Systemen, Entscheidungen und Übergaben. Erst ein gemeinsames, standortübergreifend validiertes Prozessbild macht Schleifen, Medienbrüche und Instabilitäten sichtbar. Es schafft die Grundlage, um gezielt zu vereinheitlichen, zu vereinfachen und anschließend zu automatisieren.
Setze KI als aktiven Projektkollegen ein!
Übertrage repetitive Projektarbeit früh an spezialisierte KI-Agenten: Sie analysieren Transkripte in Minuten, strukturieren Aussagen und erzeugen erste Prozessentwürfe ohne manuelle Übertragung. Consultants steuern Hypothesen, prüfen Kontext und validieren die Ergebnisse. So gewinnt das Team Geschwindigkeit, ohne Qualität und Umsetzbarkeit aus der Hand zu geben.
Etabliere „Wirkung und Recycling“ von Beginn an!
Miss jede Maßnahme an ihrem Beitrag zu Geschwindigkeit, Kosten und Prozessleistung und verfolge ihre Umsetzung mit einer klaren Degree-of-Implementation-Logik. Übertrage zugleich Methode und KI-Agenten an das jeweilige Team im Fachbereich. So werden Verbesserungen nachweisbar wirksam und lassen sich ohne dauerhafte externe Unterstützung auf weitere Prozesse skalieren.
Zellchemie aus Leistung, Tempo und Kosten
Die KI-gestützte Analyse identifizierte zunächst ein theoretisches Effizienzpotenzial von ca. 40 % im untersuchten Scope. In der gemeinsamen Validierung mit den Fachbereichen bestätigte das Team ein realisierbares Potenzial von rund 30 % und hinterlegte es mit konkreten Maßnahmen, betroffenen Prozessbereichen und FTE-Effekten. Insgesamt leitete das Projektteam über 40 Maßnahmen für die Umsetzung ab und überführte die Zielprozesse in eine priorisierte Implementierungslogik. Damit entstand nicht nur ein Konzept, sondern eine belastbare Grundlage für konkrete Umsetzungswellen. Zugleich verkürzte der „KI-Consultant“ den Aufwand für Prozessaufnahme und Dokumentation, erhöhte die Nachvollziehbarkeit der Interviews und schuf eine wiederverwendbare Lösung für weitere Prozesse.
Parallel hierzu etablierte EFESO eine Degree-of-Implementation-Logik, die jede Maßnahme mit ihrer messbaren Wirkung auf Geschwindigkeit, Kosten und Prozessleistung verknüpft (siehe Grafik). Vier Bausteine machten das Vorgehen schnell wirksam und dauerhaft skalierbar:
- End-to-End-Perspektive: Die Prozessexperten von EFESO machten Abläufe, Schnittstellen und Instabilitäten vollständig sichtbar. Die Ergebnisse verglich das Team mit Best Practices aus der Industrie. So konnte es Verbesserungen dort priorisieren, wo sie Geschwindigkeit, Kosten und Leistung maßgeblich beeinflussen.
- Gezielter KI-Einsatz: Der Process Navigator übernahm repetitive Dokumentations- und Analyseaufgaben, erstellte Prozessentwürfe und generierte neue Erkenntnisse. Die Consultants prüften den Kontext und sicherten die fachliche Relevanz.
- USA - Unify, Simplify, Automate: Das Team reduzierte Varianten, beseitigte Schleifen und standardisierte den Ablauf, bevor es Automatisierungspotenziale bewertete. Damit richtete EFESO Technologie gezielt auf stabile und effiziente Prozesse aus.
- Wirkung messen, Wissen übertragen: Mit der Degree-of-Implementation-Logik verfolgte EFESO Maßnahmen bis zum nachweisbaren Ergebnis. Zugleich übergab das Team Methode und KI-Agenten, damit der Kunde weitere Prozesse eigenständig optimieren kann.
In Summe profitiert der Batteriehersteller auch langfristig von den Ergebnissen aus diesem Projekt, da das Delivery-Modell über die kurzfristigen Erfolge hinaus die Fähigkeit zur kontinuierlichen Prozessverbesserung im Unternehmen deutlich unterstützt.