Indirekte Beschaffung

Mit der „indirekten“ oder „produktionsunabhängigen“ Materialbeschaffung wird der Einkauf von Gütern und Dienstleistungen bezeichnet, welche nicht direkt in das Endprodukt eines Unternehmens eingehen. Dazu zählen etwa Bürobedarf, IT-Dienstleistungen, Facility Management oder Marketingausgaben. Im Gegensatz dazu steht die „direkte“ Beschaffung, bei der Materialien und Komponenten eingekauft werden, die unmittelbar für die Produktion benötigt werden, wie Rohstoffe oder Fertigungsteile.

Beide Formate unterscheiden sich etwa darin, dass die direkte Beschaffung einen unmittelbaren Einfluss auf Produktionsprozesse und Lieferzeiten ausübt, während die indirekte eher den operativen Geschäftsbetrieb beeinflusst. Zudem sind direkte Einkäufe oft strategisch, volumenstark und regelmäßig, indirekte dagegen vielfältiger, unregelmäßiger und somit auch schwerer standardisierbar.

Tatsächlich bieten indirekte Ausgaben viel Raum für Verbesserungen und stellen i.d.R. eine stille Gewinnreserve dar, womit sie für Einkaufsentscheider an Bedeutung gewinnt. Hürden bzw. Schwachstellen, die das Leistungspotenzial der indirekten Beschaffung ausbremsen, sind meist:

•  Dezentralisierte Organisationen: Lokale Behörden, Zuständigkeiten und Entscheidungswege; Intransparenz bei Bedarfen und Warenbeständen.
• Mangelhafte Prozess- und Entscheidungstransparenz: Die unternehmensübergreifende Kommunikation funktioniert nicht optimal; in Richtung der Lieferanten wird nicht mit einheitlichen Aussagen kommuniziert.
• Ungeeignete Tools und Prozesse: Die (IT-)Tool- und Prozesslandschaft ist heterogen gestaltet; eine digitale Beschaffung existiert nicht oder sie befindet sich auf einem niedrigen Niveau, eine Integration in ERP-Systeme findet nicht oder kaum statt.
• Unzureichende Compliance- und Vertragsstandards: Mitarbeiter werden nicht adäquat zu vertraglichen Verpflichtungen geschult; die Erfüllung von Compliance-Vorgaben wird ineffizient kontrolliert; es existieren keine oder nur wenige standardisierte (Lieferanten-)Verträge.
• Ad-hoc-Bedarf-Situationen: Bedarfe sind intransparent und können nicht oder nur unzureichend prognostiziert werden; Genehmigungsverfahren sind ineffizient gestaltet; das Monitoring der Bedarfe ist nicht zeitgemäß.
• Mangelhafte Datenbasis: Inkonsistente und unzureichende Daten (z.B. zu Lieferanten, Zertifizierungen und Leistungen) verschärfen die genannten Aspekte.

Für Industrieunternehmen kann eine durchdachte Steuerung ihrer indirekten Beschaffung einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, Betriebskosten zu senken, Prozesse zu vereinfachen und Compliance-Risiken zu minimieren. Hierbei sollten Digitalisierungstechnologien berücksichtigt werden, um z.B. bei einer Lieferantenkonsolidierung oder beim Aufbau einer zentralisierten Beschaffungsplattformen effiziente, klare Strukturen zu schaffen.

Betriebskosten senken. Profitabilität steigern. Industrielle Nachhaltigkeit fördern.

Zudem spielt Nachhaltigkeit auch im indirekten Einkauf eine größere Rolle – etwa bei der Auswahl einer energieeffizienteren Büroausstattung oder der Beauftragung klimafreundlicher Logistikdienstleister. Insgesamt kann sich die Professionalisierung der indirekten Beschaffung also als ein wichtiges Thema erweisen, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zusätzlich zu stärken.

EFESO-Erfolgsmodell: indirekte Beschaffung in drei Dimensionen professionalisieren

Nutzen Sie mit dem Ansatz von EFESO die entscheidenden Schlüsselfaktoren für eine messbare Verbesserung der indirekten Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens, die sich positiv auf Ihr EBIDTA auswirkt. Drei Vorgehensweisen adressieren die für Sie wesentlichen Herausforderungen, um Lösungen und Ergebnisse zu verwirklichen:

EFESO-Expertise: MRO (Maintenance, Repair and Operations) Excellence erzielen
Dieses Thema kann gesondert zu den genannten Vorgehensweisen adressiert werden – oder diese flankieren. Im Kontext von MRO ist die indirekte Beschaffung ein zentraler Faktor, da sie das strategische Management aller indirekten Materialien und Dienstleistungen umfasst, die nicht direkt in die Produktion einfließen. Reduzieren Sie mit dem Team von EFESO gezielt die Komplexitätstreiber in Ihrem MRO-Management. Wesentliche Ansatzpunkte sind:

• Fragmentierte Datenbasis: Ersatzteilkataloge, Lieferantenkataloge und Bestellsysteme existieren in der Regel in isolierten Systemen, was die Teileidentifikation und Preisvalidierung erschwert.
• Lieferantenvielfalt: werden MRO-Güter von Hunderten von Lieferanten bezogen, führt dies zu uneinheitlichen Vertragsbedingungen und erhöhten Transaktionskosten.
• Ineffiziente Prozesse: Manuelle Bestellprozesse, eine ausstehende ERP-Integration und unklare Zuständigkeiten zwischen Abteilungen und Beschaffung verzögern Abläufe in der Lieferkette.

Durch die Integration digitaler Technologien, einer datengestützten Entscheidungsfindung und systematischen Lieferantenbewertung trägt die indirekte Beschaffung wesentlich dazu bei, die Effizienz von MRO-Prozessen zu steigern und Kosten zu senken.

Wie wirksam diese Vorgehensweise ist, belegen die folgenden, beispielhaften Ergebnisse aus entsprechenden Kundenprojekten in unterschiedlichen Branchen:

Konsolidierung der Lieferanten

• 15 bis 20%ige Senkung der Materialkosten durch standardisierte Rahmenverträge und mengenabhängige Rabatte mit strategischen Lieferanten.
• 30 bis 40% geringere Kapitalbindung bei Ersatzteilen durch bedarfsgesteuerte Beschaffung und Just-in-Time-Lieferungen.

Digitalisierung

• 50 % weniger ungeplante Ausfallzeiten durch vorausschauende Wartungsalgorithmen und IoT-basierte Zustandsüberwachung.
• 30 % schnellere Reparaturen durch AR (Augmented Reality)-gestützte Fehlersuche und digitale Reparaturanweisungen.
• 25 % geringere Lagerkosten durch KI-basierte Bedarfsprognose und automatische Nachbestellung.

Total Cost of Ownership (TCO)

• 20 bis 30 % niedrigere MRO-Gesamtkosten durch Reduzierung versteckter Prozesskosten, etwa im Schadensmanagement oder bei manueller Bestellung.
• 10 bis 15% höhere Anlagenverfügbarkeit durch die Optimierung der Lebenszykluskosten kritischer Maschinenkomponenten.

Funktionsübergreifende Integration

• 90 % weniger manuelle Eingriffe in Beschaffungsprozesse durch ERP-integrierte Purchase-to-Pay-Workflows.
• 15 %ige Verbesserung der Durchsatzleistung durch abteilungsübergreifende Priorisierung von Wartungsaktivitäten.
• 100 %ige Abdeckung der Compliance durch automatisierte Dokumentation und Echtzeitverfolgung von Lieferantenverträgen.