"Fit for Future": Leistungssteigerung im Einkauf 

Das Projektteam setzte sich aus ca. 12 Fach- und Führungskräften aus der Einkaufsorganisation des Unternehmens und drei Consultants von EFESO zusammen. Analysiert und bewertet wurden alle Einkaufs- und SCM-Abteilungen an vier Standorten, so dass das Unternehmen die Projektresultate auf seine weiteren und neuen Standorte schnell übertragen kann. 

Die übergeordnete Zielsetzung lautete, die Einkaufsorganisation dazu zu befähigen, die Zielpreise nachhaltig zu erreichen und sicherzustellen. Dabei richtete das Projektteam seine Aufmerksamkeit insbesondere auf eine Reduzierung von Schnittstellen sowie auf eine Definition klarer Prozesse und Verantwortlichkeiten. Die Handlungsschritte im Projekt waren in die folgenden Phasen bzw. Segmente unterteilt: 

1. Diagnostik- / Analysephase: Das Projekt begann mit einer gründlichen Diagnose des Status Quo der Einkaufsorganisation. Herzstück war eine detaillierte Funktionsanalyse: Das Projektteam erfasste, wie sich der aktuelle Arbeitsaufwand pro Mitarbeiter verteilt – und glich dies mit einem Standard-Best-Practice-Beschaffungsrahmen ab, der auf das Geschäft und die spezifischen Marktbedingungen des Kunden zugeschnitten war. Parallel dazu gab es interne und bereichsübergreifende Interviews mit Stakeholdern, um sowohl harte Zahlen als auch subjektive Schmerzpunkte zu benennen. Zudem wurde eine umfassende IST-Aufnahme erstellt: von der Organisationsstruktur über Prozessabläufe, Systemarchitektur und Schnittstellen bis hin zu konkreten Schwachstellen. So ließen sich Ineffizienzen, Überschneidungen und Lücken in Verantwortlichkeiten schnell klar benennen.

2. Zielbetriebsmodell und Prozessgestaltung: Auf dieser Basis entstand ein neues Betriebsmodell für den Einkauf – mit klar abgegrenzten Rollen, eindeutigen Zuständigkeiten und sauber definierten Schnittstellen zwischen strategischem und operativem Einkauf. Das Projektteam entwickelte über 70 End-to-End-Prozesse, die funktionsübergreifende Berührungspunkte mit klaren RASIC-Zuweisungen beinhalten. Ergänzt wurde dies mit einem ganzheitlichen Prozess- und Governance-Rahmen, inklusive klarer Verantwortlichkeiten für Prozesse, Rollen und Aufgaben. Eine neue Qualifikationsmatrix – verknüpft mit über 50 Stellenprofilen – half, die Fähigkeiten der Mitarbeiter in den Einkaufsteams zu bewerten und gezielt auf die neuen Anforderungen auszurichten. Für reibungslose Abläufe wurden Eskalationspfade und funktionsübergreifende Routinen für die schnelle Problemlösung etabliert.

3. Digitalisierung & Tool-Implementierung: Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Digitalisierung der Einkaufsorganisation. Zuerst identifizierte das Projektteam Lücken und Anforderungen, um dann passende digitale Tools auszuwählen, zu adaptieren und zu implementieren, etwa Lösungen zur Ausgabenanalyse und zum Ideenmanagement. Wo Standards nicht ausreichten, wurden mit Software-Anbietern maßgeschneiderte Anpassungen entwickelt, um die Prozesse zu 100% abzubilden. Dabei unterstützen die EFESO-Consultants das Unternehmen auch in Sachen IT-Befähigung und förderten die Kooperation zwischen Einkauf und IT. 

4. KPI & Leistungsmanagement: Damit die Leistung des Einkaufs dauerhaft messbar und steuerbar bleibt, entwickelte das Projektteam maßgeschneiderte KPIs für den Funktionsbereich – von der Führungsebene bis hin zu einzelnen Mitarbeitern. Ein regelmäßiges Reporting- und Kontrollsystem sorgt seither im Unternehmen dafür, dass Fortschritte sichtbar bleiben, kontinuierliche Verbesserungen angestoßen werden und die Ergebnisse der der täglichen Arbeitsprozesse stets transparent sind.

5. Änderungsmanagement und Umsetzung: Die Umsetzung wurde von einem Change-Management-Programm begleitet. Von der ersten Konzeptidee bis zur finalen Einführung gab es dazu Workshops, Schulungen und laufendes Coaching. Entscheidungen und Lösungen wurden eng mit den Einkaufsteams erarbeitet und vor Ort validiert – so war das Commitment im Unternehmen jederzeit gesichert. Aufgrund der Kombination aus externem Best-Practice-Wissen seitens EFESO und enger interner Zusammenarbeit blieb das Engagement durchgängig hoch und die initiierten Veränderungen wirkten sich auch langfristig positiv auf die Handlungsfähigkeit der Einkaufsorganisation aus. 

Letztendlich modernisierte das Projektteam in nur anderthalb Jahren die Einkaufsorganisation des Spezialmaschinen-OEM umfassend und stellte sie ganz im Sinne von „Fit for Future“ neu auf. Dies verschafft dem Unternehmen Vorteile in Hinblick auf seine Positionierung im Wettbewerb und unterstützt dessen Wachstum sowie eine höhere Profitabilität seiner Produkte. 

Das Fallbeispiel zeigt, nach welchem Erfolgsmodell EFESO für Ergebnisse sorgt: im Einkauf und allen weiteren direkten und indirekten Wertschöpfungsbereichen werden gemeinsam mit dem Kunden die passenden Lösungen gefunden, um z.B. Geschäftsprozesse zu verbessern und Kostenstrukturen zu optimieren. In Unternehmen der Nutzfahrzeugindustrie (Off-Highway) sind neben der Einkaufsorganisation weitere ergiebige Handlungsfelder: 

• Cost Management und Cost Engineering: Rentabilitätssteigerung mit einem Set bewährter Tools und Methoden zur Produktkostenoptimierung, die an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Beispiele sind Kostenplanung, Zielkostenkalkulation und Zielkostenmanagement sowie eine cross-funktionale Kostenoptimierung vor und nach SOP (Start of Production). 
• Produktexzellenz: Überprüfung des Produktportfolios, Etablierung bzw. Weiterentwicklung eines Anforderungsmanagements, Leistungssteigerung bei der Produkt- und Prozessinnovation. Als Tools kommen hier u.a. Benchmarking sowie Design-to-X (Cost, Assembly, Manufacturing, Sustainability) zum Einsatz.
• Digitalisierung als Performancetreiber: Das Projektteam identifiziert die wirksamsten digitale Hebel zur Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung. Darüber hinaus steht es den Verantwortlichen im Unternehmen bei der Implementierung dieser Hebel zur Seite.