Technologie trifft Verhandlungsexzellenz
Gemeinsam mit EFESO steigert ein Automobilzulieferer die Leistungsfähigkeit seiner Einkaufsorganisation.
Ein Tier1-Zulieferer der Automobilindustrie will deutliche Einsparungen im Einkauf erzielen. Dazu kombiniert das Unternehmen mit dem Team von EFESO Datenanalyse, KI-gestützte Playbooks und professionelle Verhandlungsexpertise – und erzielt einen schnellen, skalierbaren Mehrwert für seine Einkaufsorganisation.
Herausforderung
Ein Tier1-Zuliefer der Automobilindustrie befindet sich in einer tiefgreifenden Restrukturierungsphase. Das Management will Einsparpotenziale im Einkauf identifizieren und Maßnahmen benennen, um signifikante Ergebnisse zu erzielen.
MEHREFESO Lösungsansatz
Mit einem "Fast‑Track‑Saving‑Booster" sorgt EFESO für volle Transparenz über Einsparpotenziale, entwickelt faktenbasierte Argumentationsketten und stärkt den Einkauf mit einer umsetzungsorientierten Verhandlungsstrategie.
MEHREFESO Erfolgsmodell
EFESO verbindet Marktkenntnis im Procurement‑Tech‑Umfeld, fundiertes Cost Engineering und exzellente Verhandlungskompetenz mit Automotive‑Fokus. Die schafft Transparenz und verbessert Verhandlungsergebnisse messbar.
MEHRMaterialportfolio als Komplexitäts- und Kostentreiber
Die Transformation der Automobilindustrie traf den Tier1-Zulieferer in diesem Fallbeispiel besonders hart: Nach Jahren des Wachstums folgte eine tiefgreifende Restrukturierungsphase mit erheblichen Umsatzeinbußen. Der Zulieferer musste also mit Einsparungen nicht nur einen starken Kostendruck bewältigen. Zugleich galt es, sich im kompetitiven Marktumfeld zu konsolidieren und dort auch wieder wachsen. Der Weg dorthin sollte über die Professionalisierung der Einkaufsorganisation führen, die an einigen Stellen ansetzen musste: Die Steuerung von Daten-/Informationsflüssen erwies sich als kompliziert, technische Unterlagen lagen nicht vollständig vor und die historische Spend-Transparenz war nur lückenhaft verfügbar.
Das Management erkannte frühzeitig, welche „Hebel“ für erhebliche Kostensenkungen im Einkauf vorhanden sind. Um diese zu nutzen, war jedoch auch eine bessere Beherrschung der Komplexität der Wertströme notwendig. Schließlich verantwortete der Einkauf ein breites Materialportfolio – von Kunststoffmodulen über Metallkomponenten bis hin zu textilen Innenraumelementen. Parallel galt es, bessere Rahmenbedingungen für erfolgreiche Verhandlungen zu schaffen: Lieferantenbeziehungen waren teilweise vorbelastet und es existierte kein klares Bild zum Status Quo und Entwicklungspotenzial der Lieferantenbasis.
Das Unternehmen hatte bereits viele A-Lieferanten mit Kostensenkungsmaßnahmen adressiert, sodass das Management nun den Fokus auf B- und C‑Lieferanten richtete. Diese Segmente sind häufig weniger transparent, aber für erhebliche Einsparungen dennoch entscheidend. Allerdings zeigte sich die Einkaufsorganisation in Teilen zu geringfügig vorbereitet, um diese Potenziale systematisch zu erschließen: manuelle, Excel-basierte Prozesse dominierten den Arbeitsalltag, und die Reifegrade innerhalb der Teams waren heterogen.
Dies führte zu einer Ausgangssituation, in der Transformationsdruck, Datenlücken, Zeitknappheit und hohe Erwartungen an die Ergebnisse der Kostensenkungsmaßnahmen zusammenwirkten. Das Unternehmen benötigte also einen Ansatz, der technologische Hebel und methodische Stärke miteinander verbindet und die Einkaufsorganisation befähigt, unter schwierigen Bedingungen substanzielle Einsparungen zu realisieren.
In vier Monaten sollte das Verhandlungsmanagement auf ein neues Leistungsniveau gebracht werden.
Einsparungen im Schnellverfahren
Um diese und weitere Herausforderungen zu lösen, startete der Zulieferer gemeinsam mit EFESO ein „Fast‑Track‑Saving-Booster-Programm“. Dessen Ziel: Innerhalb von vier Monaten das Verhandlungsmanagement auf ein neues Leistungsniveau bringen. Um die Einkaufsteams zu unterstützen und seine externe Sichtweise ergebnisorientiert einzubringen, konzentrierte sich EFESO auf vier Schwerpunkte:
- Optimierungshebel identifizieren und validieren
- Storyline einer konkreten Verhandlung aufbauen
- Einkaufsteams vorbereiten / trainieren für Verhandlungen
- Verhandlungen im Rahmen einer Supplier Convention durchführen
Dies wurde durch den Einsatz digitaler Tools unterstützt und vorangetrieben (s.u.).
Somit sollten die Einkäufer zum Beispiel ihre Kompetenzen für Verhandlungen mit Lieferanten deutlich ausbauen – nicht nur hinsichtlich der Verhandlungsvorbereitung, sondern bis hinein in die taktische Umsetzung und Nachverfolgung. Ziel war es, belastbare Argumentationsketten, klare Einsparpotenziale und eine strukturierte Verhandlungsstrategie zu entwickeln, die auch mit lückenhaften Informationen bzw. nicht verfügbaren Daten verlässlich funktioniert. Denn tatsächlich erwies sich die Datenqualität als eine große Herausforderung in der Anfangsphase des Projekts: für viele Bauteile fehlten die Zeichnungen oder technische Daten, historische Spend-Daten waren lückenhaft und Währungsumrechnungen, Indexierungen und Preisreferenzen schwierig zu validieren.
Das Projektteam setze sich in diesem Fall aus zwölf Personen zusammen: neben drei EFESO-Consultants stellten der CPO und acht weitere Mitarbeiter aus der Einkaufs- und IT-Organisation unternehmensseitig das Team. Um trotz der fragmentierten Ausgangslage schnell Transparenz zu schaffen und strukturiert den Verhandlungsprozess zu beginnen, setzte EFESO das Fast‑Track‑Saving-Booster-Programm mit den folgenden Handlungssträngen um. Ergänzend wurde ein Assessment der Einkaufsabteilung durchgeführt, um die organisatorischen Herausforderungen klarer einzuordnen.
Mit KI-Tools entstehen datenbasierte Entscheidungsgrundlagen für den Einkauf.
Spend- und Savings-Analysen
Mit einem Datenanalysetool konzipierte das Projektteam Savings-Potenziale für 15 Lieferanten: Die Analyse identifizierte zunächst mögliche Currency Savings, bei denen Wechselkurseffekte automatisch erkannt werden, die der Lieferant bislang nicht an den Kunden weitergegeben hatte. Ergänzend lieferte die Market-Intelligence- und Indizes-Perspektive einen systematischen Vergleich zwischen Rohstoffpreisentwicklungen und den tatsächlich gezahlten Einkaufspreisen.
Auf dieser Grundlage ließ sich nachvollziehen, ob historische Preissteigerungen gerechtfertigt waren oder ob sich daraus argumentierbare Einsparpotenziale ergaben. Ein weiteres Analyseelement war die Untersuchung von Dual Sourcing und Preisvergleichen, bei der das Projektteam Preisunterschiede für identische Bauteile zwischen verschiedenen Lieferanten oder sogar unterschiedlichen Werken desselben Lieferanten sichtbar machte. Diese und weitere Informationen wurden über ein Dashboard visualisiert, das automatisch Hinweise auf kommerzielle Hebel generiert und damit gezielte Verhandlungsansätze ermöglicht.
Verhandlungs-Playbooks mit KI
Eine besondere Stärke von EFESO ist es, mithilfe von KI‑gestützten Tools in kurzer Zeit maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die direkt auf die jeweilige Kundensituation einzahlen. Der Fokus liegt dabei nicht auf Standard‑Templates, sondern auf individuell konfigurierten Anwendungen, die vorhandene Daten systematisch nutzbar machen und konkrete operative Entscheidungen unterstützen.
Ein Anwendungsbeispiel ist die automatisierte Erstellung datenbasierter Verhandlungs‑Playbooks. Diese enthalten unter anderem strukturierte Argumentationslinien, faktenbasierte Preis‑ und Kostenanker, identifizierte Einsparhebel, empfohlene Forderungs‑ und Zugeständnislogiken sowie spezifische Gegenargumente zu typischen Lieferantenpositionen. Die Inhalte entstehen, indem geeignete Sprachmodelle Informationen aus verschiedenen Quellen – etwa Kostenstrukturen, Markt‑Benchmarks, Vertragsdaten, Leistungskennzahlen oder Audit‑Ergebnisse – analysieren, verdichten und konsistent aufbereiten. Das Ergebnis sind praxisnahe Playbooks, die Verhandler Schritt für Schritt durch Vorbereitung, Gesprächsführung und Entscheidungsoptionen führen.
Ermöglicht wird dieser Ansatz durch einen entsprechenden, gezielten Kompetenzaufbau in den EFESO-Teams: Die Consultants werden befähigt, selbstständig KI‑Agenten mit No‑Code‑ und Low‑Code‑Tools zu entwickeln und diese flexibel an Kunden, Warengruppen und Verhandlungssituationen anzupassen. Dadurch lassen sich Playbooks schnell iterieren, kontinuierlich mit neuen Daten anreichern und exakt auf die jeweilige Verhandlung zuschneiden. Und dies ohne lange Entwicklungszyklen und mit einer nachweisbaren Auswirkung auf Verhandlungsergebnis und Durchsetzungsfähigkeit.
Playbooks führen die Verhandler Schritt für Schritt durch Vorbereitung, Gesprächsführung und Entscheidungsoptionen.
Hybridkompetenz als Erfolgsfaktor
Bei der Umsetzung des Projektes erwiesen sich die folgenden Erfahrungswerte als besonders erfolgskritisch:
Sorge früh für „saubere“ Daten!
Schlechte oder unvollständige Daten erschweren Analysen, verlangsamen die Validierung und limitieren somit letztendlich Verhandlungsspielräume. Eine strukturierte Datenerhebung zu Projektbeginn beschleunigt den gesamten Prozess und verbessert die Ergebnisqualität.
Nutze KI-Tools gezielt zur Wissensverdichtung!
Automatisierte Playbooks, Argumentationsketten und Risikoprofile reduzieren manuellen Aufwand erheblich. KI schafft nicht nur Geschwindigkeit, sondern erhöht die Informationsdichte für professionelle, konsistente Verhandlungen.
Kombiniere anwendergerechte Technologie mit Verhandlungsexpertise!
Technologie-Tools erzeugen keinen Vorteil aus sich heraus. Erst die Verbindung aus Marktkenntnis, Verhandlungstaktik und -strategie sowie Datenintelligenz führt zu starken Ergebnissen. Eine solche „Hybridkompetenz“ kann ein zentraler Erfolgsfaktor sein, da mehr Verbesserungsebenen adressiert werden als nur über die Anwendung von Softwarelösungen.
Fokussiere Ressourcen!
Verhandlungsbots und Workflow-Automatisierungen entlasten Einkäufer bei wenig strategischen Lieferanten. Somit ist mehr Zeit für hochwertige, komplexe Verhandlungen vorhanden und Einsparpotenziale im Long Tail bleiben nicht ungenutzt.
Mit einer fundierten Kostenlogik ging der Einkauf deutlich gestärkt in Verhandlungen.
Digitalisierungs- und Einkaufs-Knowhow aus einer Hand
Für die Umsetzung des Fast‑Track‑Saving‑Booster‑Programms setzte das Projektteam gezielt auf eine Kombination, die exakt auf die Anforderungen der Einkaufsorganisation zugeschnitten war. Hohe Verhandlungskompetenz mit ausgeprägtem Automotive‑Fokus wurde dabei mit fundierter Marktkenntnis im Procurement‑Tech‑Ökosystem sowie mit einer effizienten, KI‑gestützten Erstellung von Verhandlungs‑Playbooks verknüpft.
Dieses Vorgehen ermöglichte die sehr schnelle Bereitstellung qualitativ hochwertiger, datenbasierter Verhandlungsunterlagen, reduzierte gleichzeitig den Bedarf an umfangreichen Beratungsressourcen und steigerte unmittelbar die Wertschöpfung im Projekt. Das Unternehmen profitierte dabei nicht nur von der strukturierten Aufbereitung relevanter Inhalte, sondern auch von der tiefen Einkaufsexpertise der EFESO‑Consultants und neuen, datengetriebenen Ansätzen, die gezielt in den Verhandlungen zum Einsatz kamen.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war zudem die aktive Einbindung der EFESO‑Consultants in den Verhandlungsprozess. Sie unterstützten die Einkaufsverantwortlichen sowohl in der Vorbereitung als auch durch gezieltes Coaching und die begleitende Teilnahme an ausgewählten Verhandlungen. Dadurch konnten Verhandlungsstrategien wirksam umgesetzt und die Durchsetzungsfähigkeit des Einkaufs nachhaltig gestärkt werden.
Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor – ergänzend zur Einkaufs‑ und Digitalexpertise – war die gezielte Einbindung des EFESO‑Cost‑Engineering‑Teams. Durch eine valide, datenbasierte Kostenbewertung von Bauteilen auf Basis aktueller Rohmaterialpreise, realistischer Fertigungsschritte, Prozessannahmen und Ausschuss‑ bzw. Aufwandsfaktoren konnte bereits vor der Verhandlung der wirtschaftlich angemessene Zielpreis („True Cost“) eines Bauteils ermittelt werden. Diese Transparenz schuf ein belastbares Faktenfundament für die Verhandlungen und versetzte den Einkauf in die Lage, Argumente präzise zu untermauern, Lieferantenbehauptungen sachlich zu hinterfragen und Einsparpotenziale gezielt zu adressieren. Mit dieser fundierten Kostenlogik ging der Einkauf deutlich gestärkt in die Verhandlungen – nicht positionsbasiert, sondern fakten‑ und wertorientiert.
Bereits zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt entstanden erste konkrete Ergebnisse. Die Analysen zeigten klare Einsparpotenziale auf – etwa durch Währungsentwicklungen, Rohstoffindizes oder Preisstreuungen – und identifizierten unmittelbar wirksame Hebel für kommende Verhandlungen. Die finalen Einsparungen wurden nach Abschluss der Verhandlungen bewertet, wobei in vergleichbaren Projekten regelmäßig zweistellige Millionenbeträge erreicht wurden.